대부분의 직원들에게 추가 근무에 대해 이야기하는 것은 전통적으로 금기시되는 주제였습니다. 많은 사람들이 부정적인 평판이 두려워 추가 근무를 절대 거부하지 않습니다. 어떤 사람들은 단지 조직에 대한 헌신과 의존을 표현하기 위해 추가 근무를 거부합니다. 하지만 중요한 것은, 아무리 자신의 직업이나 업무에 열정적이라 하더라도 결국 번아웃될 것이라는 점입니다. 게다가 업무량 증가는 정신 건강에 해로울 수 있습니다. 하지만 저는 우리의 웰빙이 항상 우선되어야 한다는 것을 배웠습니다. 열심히 일한 후에 병에 걸리는 것은 말이 되지 않겠죠?
다행히 오늘날 많은 사람들이 과도한 업무량의 중요성을 인식하고 있습니다. 사실, 대부분의 사람들은 업무에 압도되는 것을 피하려고 합니다. 하지만 이 문제를 어떻게 논의해야 할지 모르겠군요. 그래서 관리자에게 업무량이 과도하다는 것을 알리는 간단하고 효율적인 방법들을 모아봤습니다. 어떤 방법들이 있는지 살펴보겠습니다.
상사에게 업무가 너무 많다고 알려야 할 때는 언제일까?
업무에 압도당하고 있다면, 이를 인지하고 상사와 면담을 통해 우려 사항을 전달하는 것이 중요합니다. 여러 프로젝트를 진행하고 마감일을 지켜야 하는 상황에서는 더 많은 업무를 처리하는 데 필요한 시간과 노력을 투자하기 어려울 수 있습니다. 상사에게 직접 알리고 도움을 요청하면 프로젝트를 제때, 그리고 만족스럽게 완료할 수 있는 방법을 찾을 수 있습니다. 그렇지 않으면, 그 시간을 활용하여 엄청난 양의 업무를 처리할 수 있습니다. 따라서 상사와 프로젝트 책임에 대해 미리 논의하는 것이 좋습니다. 이는 업무량을 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 생산성을 높이는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
상사에게 업무량이 너무 많다는 것을 알리는 방법
그래도 압도적인 업무 상황에 대해 이야기하는 게 누구에게나 어렵다면, 상사나 관리자에게 정보를 전달하는 데 사용할 수 있는 단계별 전략이 있습니다.
1단계: 조언을 구하세요
업무량에 대해 상사에게 이야기하기 전에, 믿을 수 있는 사람에게 조언을 구하세요. 동료, 가족, 친구 등 다른 사람의 의견은 매우 도움이 될 수 있습니다. 스스로에게 다른 의견을 구해 보는 것도 좋습니다. “이 시간표가 현실적인가?”, “나는 시간 관리를 제대로 하고 있는가?”와 같은 질문을 던져보는 것도 좋습니다. 스스로를 시험하고 다른 관점에서 진정으로 과로하고 있는지 판단하는 것이 중요합니다. 안타깝게도 일과 삶의 균형을 유지하려면 때로는 원하는 것보다 더 열심히 일해야 할 수도 있습니다. 이렇게 솔직하게 이야기를 나눈 후에도 과로하게 느껴진다면, 스스로 어떻게 상황을 해결할 수 있을지 생각해 보세요.
2단계: 앉아서 솔직하게 자신에게 말해보세요
과도한 업무 부담을 덜기 위해 할 수 있는 모든 것을 다 했다고 가정해 보세요. 그럼에도 불구하고, 업무에 짓눌려 있다면 상사나 관리자와 이야기할 때입니다. 일대일 약속을 잡고 준비하세요. 준비를 위해, 앞으로 할 모든 업무와 과제 목록을 작성하세요. 이 회의에서는 진심으로 소통하고 지시를 구하세요. 상사나 관리자에게 업무 우선순위를 정하고 휴가를 낼 수 있도록 도움을 요청하세요.
3단계: 일정을 새롭게 살펴보세요
어떤 업무는 상당한 시간을 소모할 수 있습니다. 따라서 끊임없이 시간을 평가하고 업무 완료에 얼마나 많은 시간이 필요한지 파악해야 합니다. 이 월별 스프레드시트를 작성하는 데 이틀이 걸릴까요? 그렇다면 축하합니다. 그렇지 않다면 계획을 다시 생각해 보세요. “대신 무엇을 하라고 권하시겠습니까?” 시간을 내어 일정을 확인하고, 회사에서 모임을 선호한다면 반복되는 회의를 고려해 보세요. 이러한 모임이 유용하다고 생각하시나요? 기여하고 있나요? 당신이 그 직무에 적합한 사람인가요? 그렇지 않다면 다른 사람이 대신 회의에 참석할 수 있는지 등을 확인해 보세요. 2단계와 3단계가 효과가 없다면 다음 단계로 넘어가세요.
4단계: 업무 할당을 구성하고 우선순위를 정하세요
이 단계에서는 업무 목록을 작성하셨을 것입니다. 아직 작성하지 않으셨다면 지금 바로 작성하시기를 강력히 권장합니다. 매일 또는 매주 목록을 확인하고 교체할 계획을 세우세요. 회사에서 추가 업무를 할당할 때마다 목록을 다시 평가하세요. 일정을 검토하여 업무를 짤 수 있는지 확인하세요. 목록의 어느 부분에 포함될지, 그리고 얼마나 걸릴지 예상해 보세요. 만약 짤 수 없다면, 업무량을 정중하게 인정하고 당분간 추가 업무를 맡지 않을 것임을 알려주세요.